Zapytanie ofertowe – wynajem sali konferencyjnej, pomieszczenia na catering i przestrzeni wystawienniczej w Katowicach na potrzeby Kongresu i targów przedsiębiorczości społecznej

Zapytanie ofertowe na wynajem sali konferencyjnej, pomieszczenia na catering  i przestrzeni wystawienniczej w Katowicach z dnia 30 lipca  2014 roku.

  1. Przedmiot zamówienia:
    Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej Województwa Śląskiego zaprasza do złożenia ofert na wynajem sali konferencyjnej, pomieszczenia na catering i przestrzeni wystawienniczej w Katowicach w jednym z podanych terminów: 24 września lub 25 września lub 29 września lub 30 września 2014 roku na potrzeby organizacji Kongresu i targów przedsiębiorczości społecznej. W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy PZP na podstawie art. 4 pkt 3 lit. i.
  2. Zamawiający:
    Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej Województwa Śląskiego
    ul. Modelarska 10
    40-142 Katowice
  3. Opis przedmiotu zamówienia:
    Wynajem sali konferencyjnej, pomieszczenia na catering i przestrzeni wystawienniczej w Katowicach na potrzeby organizacji Kongresu i targów przedsiębiorczości społecznej w jednym z podanych terminów: 24 września lub 25 września lub 29 września lub 30 września 2014 roku.

Specyfikacja:

  • sala konferencyjna na terenie Katowic swobodnie mieszcząca 100 osób. Sala powinna posiadać dostęp do światła dziennego, system klimatyzacji i ogrzewania. Sala winna być wyposażona w ekran, rzutnik, laptop, tablicę typu flipchart wraz z pisakami oraz nagłośnienie i min. 3 mikrofony przenośne,
  • osobne pomieszczenie na catering w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, swobodnie mieszczące 100 osób. Dopuszcza się przygotowanie sali na catering w formie tradycyjnej (stoliki z krzesłami) lub w formie bankietu stojącego (co najmniej 16 stolików bankietowych). Sala powinna być wyposażona w min. 4 stoły umożliwiające wystawienie cateringu. Obsługę cateringową zapewnia Zamawiający.
  • przestrzeń wystawiennicza zlokalizowana w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej swobodnie mieszcząca co najmniej 20 stoisk wystawienniczych (stoisko o powierzchni 6 metrów kw.) wraz z przejściem pomiędzy stoiskami, łącznie ok. 180 m kw. Zabudowę stoisk w przeddzień kongresu i demontaż zapewnia Zamawiający.
  1. Termin wykonania zamówienia:
    24 września lub 25 września lub 29 września lub 30 września 2014 roku
  2. Integralną część niniejszego „zapytania ofertowego” stanowi załącznik:
    Załącznik nr 1 – formularz oferty
  3. Opis kryteriów wyboru oferty:
    Cena – 100%
  4. Sposób przygotowania oferty:
    Oferent musi złożyć ofertę zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1.
    Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail: akwasniak@rops-katowice.pl .
  5. Termin składania ofert:
    • Ofertę należy przesłać na wskazany adres e-mail w terminie do dnia 7 sierpnia 2014 roku.
    • Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
    • Niewypełnienie wszystkich wskazanych wymagań spowoduje nie przyjęcie oferty w niniejszym postępowaniu i jej odrzucenie. Oferta taka nie będzie poprawiana i modyfikowana przez Zamawiającego.
    • Oferta złożona przez wykonawcę, który nie wykonał lub nieprawidłowo wykonał usługę na rzecz Zamawiającego nie zostanie przyjęta w niniejszym postępowaniu, nastąpi jej odrzucenie.
    • Prawdopodobny termin wyboru oferty i ogłoszenia wyników nastąpi do 30 dni od upływu terminu zbierania ofert.
    • Wykonawcy zostaną poinformowani o dokonanym wyborze drogą mailową.
    • Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
  1. Osoba do kontaktu:
    Agnieszka Kwaśniak
    tel. 32 730 68 87
    e-mail: akwasniak@rops-katowice.pl